Ik vraag me af hoe jullie (als affiliates) omgaan met facturen. En dan om te beginnen eigenlijk met het vaststellen van het factuurbedrag en datum?

(Om een volledig beeld te geven, geef ik hier even mijn zienswijze tegen facturen en de problemen/onzekerheden.)

De onzekerheid van sales en de vergoeding/uitbetaling:
Met affiliate sales bedoel ik de sales die affiliates maken voor een sponsor, en waarvoor een affiliate een vergoeding krijgt. De hoogte van de vergoeding is meestal op basis van de gemaakte sales. Het uitkeren van de vergoeding is meestal op basis van een minimum bereikt commissiebedrag of op basis van periodes. Nadat de vergoeding (vanwege tijd of hoogte of wat dan ook) *geschikt* is om uitgekeerd te worden, wordt deze meestal niet direct uitgekeerd, maar meestal binnen 0 tot 1 maand. Echter, binnen deze tijd kan het voorkomen dat individuele sales worden teruggedraaid door de sponsor (om wat voor reden dan ook), iets dat helaas niet zeldzaam is. Hierdoor kan de hoogte van de vergoeding dus ook weer veranderen.
Als affiliate heb je dus weinig zekerheid of een bedrag dat geschikt zou kunnen zijn als *vergoeding* ook de daadwerkelijke vergoeding gaat worden. Ook is het onzeker wanneer de vergoeding precies volledig vast ligt, elke sponsor kan namelijk zijn eigen willekeurige regeltjes op inconsistente wijze hanteren.
Pas op het moment dat de sponsor zegt dat hij het bedrag heeft uitbetaald, dan pas kan je er van uitgaan dat je dat bedrag ook zal ontvangen. Bij sommige sponsors wordt het uitbetalen niet medegedeeld, en kom je er pas achter op het moment dat er een cheque op de deurmat ligt.

CCBill:
Bij CCBill ligt het ietsje anders. Door CCBill wordt je namelijk in 1 keer uitbetaald voor alle CCBill-sponsors bij elkaar, over een bepaalde periode (standaard ??n week). Wel kan je uit de statistieken afleiden wat de vergoeding per sponsor is en over welke periode.
Verder kan je bij CCBill vragen om een minimum payout limiet, zodat je niet elke week een cheque krijgt (met bijbehorende extra bankkosten), maar bijvoorbeeld pas na $300. Ook is het mogelijk om het via een bank wire transfer uitbetaald te worden. (Dat scheelt je de extra administratie van cheques.)


Wat ik doe:
Ik gebruik de uitbetalingsdatum als leidraad, omdat deze datum de meeste zekerheid geeft over een te komen uitbetaling. Datum van ontvangt van een cheque in de brievenbus klinkt misschien veiliger, maar indien een verstuurde cheque om wat voor reden dan ook niet aan komt, dan heb je er eigenlijk nog wel recht op, maar kan je het recht nog niet verwerken in je boekhouding als directe inkomsten.

Voor normale sponsors gebruik ik dus de uitbetalingsdatum (de datum waarvan de sponsor aangeeft op die datum de uitbetaling te hebben gedaan) als factuurdatum, met het daarbij behorende bedrag als factuurbedrag (bijna altijd in dollars, het boekhoudprogramma rekent het om naar euro, maar het is opgeslagen in dollars om het zo precies mogelijk te houden en omdat de thirdparty payment processor ook met dollars werken). Veel sponsors geven op ??n pagina alle uitbetalingen+datums weer, zodat het gemakkelijk op te stellen is.

Bij CCBill gaat het iets lastiger omdat CCBill eigenlijk een extra tussenpersoon is, waardoor er gemakkelijker anders tegen de uitbetalingsdatum aangekeken kan worden. Daarnaast geldt voor CCBill:
-De CCBill website traag is.
-CCBill geen direct overzicht geeft welke sponsors onderdeel zijn van een gegeven uitbetaling.

Om bij CCBill de verdiensten na te gaan, moet je (indien je uit gaat van uitbetalingsdatum als factuurdatum) het volgende doen:
1) controleer over welke periode een uitbetaling geldt
2) kies een sponsor en vraag alle transacties (sales) van die sponsor op over de gevonden periode
3) herhaal stap 2 voor een andere sponsor

Hoe kijken jullie hier tegen aan? Gaan jullie ook uit van de uitbetalingsdatum als factuurdatum? En hoe bij CCBill?

Elke 3 maanden voer ik in exactonline in wat er op onze rekening is binnengekomen. Daarbij loop ik de affiliate programma's af om de facturen uit te printen (digitaal) voor mijn boekhouding.

Dit is niet helemaal juist... Maar ik kan moeilijk voor elke BTW aangifte tientallen programma's langsgaan om te zien wat er nog binnen moet komen en dan al die flut bedragjes in de boekhouding zetten. Wat een werk zou dat zijn zeg.

Ik loop in januari ook alle programma's af waar je zelf uitbetaling moet aanvragen zodat ik voorgaande boekjaar kan afronden na de eerste BTW aangifte. Na de eerste BTW periode van het jaar gaat de boekhouder even kijken wat bij het voorgaande jaar hoorde en sluit de boekhouding van dat jaar af.

Mocht er eens controle komen kan ik net zo goed wel even al die tientallen programma's langslopen om die 100 - 200 euro die ik nog zou moeten krijgen in de boekhouding te zetten. Maar inmiddels heb ik al honderden uren (en dus geld) bespaard door het zo te doen. Iedereen heeft ze wel, die programma's waar maanden of soms jaren nog 30 tot 100 euro op staat. Of waar je de uitbetaling zelf moet aanvragen. Als het om hogere bedragen gaat is het wellicht wel noodzakelijk. Maar ik zorg er wel voor dat er geen hoge bedragen komen te staan van mij bij affiliate programma's. Voor je het weet verdwijnen ze.

Ik beschouw die 100-200 euro niet als inkomen, omdat je er vind ik nog niet echt recht op heb. Ik zie het meer als een indicatie/trend die aangeeft wat je in de toekomst kan verwachten. Ik zou ze dus niet in mijn boekhouding opnemen. Pas indien het minimumbedrag bereikt is en daarnaast de sponsor aangeeft dat hij dat bedrag gaat uitbetaling (en dus als het ware akkoord gaat met een commissiebedrag), heb je er recht op. Voor die tijd kunnen individuele sales ongedaan worden gemaakt door de sponsor, waardoor de 100-200 euro niet meer klopt. De sponsor kan zelfs failliet gaan zonder dat het minimumbedrag bereikt is.